Digitales Dokumenten-Archiv: Tipps und Anleitung

26.04.2024

Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie:

Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, rechtliche Konformität gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung Schweiz), welche verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten festlegt.

Um effizient zu archivieren, beachten Sie folgende Schritte:

• Scannen mit hoher Auflösung und Kontrast: Erfassen Sie Dokumente in bestmöglicher Qualität, um eine klare Darstellung zu gewährleisten.
• Kontrast beim Erfassen mit Smartphones: Achten Sie darauf, dass auch bei der mobilen Erfassung der Kontrast ausreichend ist.
• Bildbearbeitung: Retuschieren Sie eventuelle Lochungen und Ränder.
• OCR-Texterkennung: Nutzen Sie Optical Character Recognition (OCR), um Texte in durchsuchbare digitale Inhalte zu verwandeln.
• Dateigrössenoptimierung: Reduzieren Sie die Dateigröße, um Speicherplatz zu sparen.
• Ansicht beim Öffnen: Stellen Sie sicher, dass die Dokumente bedienerfreundlich, mit Lesezeichen oder Seitenminiaturen geöffnet werden.
• Speichern Sie die Archivdokumente gemäss dem ISO-Standard PDF/A, für die Langzeitarchivierung

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Peter Jäger

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